Estimation et clôture
Les commissions sont calculées par le plan de rémunération de votre marque, de deux façons.
Chaque nuit, le mois en cours
- Recalculée chaque nuit, du 2 au dernier jour du mois.
- Utilise le statut estimé des conseillères.
- Provisoire : elle change jusqu'à la fin du mois.
- On peut encore y ajouter des lignes manuelles.
Le 1er, le mois écoulé
- Calculée une seule fois, la nuit du 1er du mois suivant.
- Utilise le statut officiel.
- Définitive : plus rien ne la modifie depuis l'espace marque.
- Ouvre les bulletins, le fichier SEPA et les exports.
Le 15 mars, l'onglet Commissions affiche pour Léa une estimation de 410 €, calculée la nuit précédente. Le 31 mars au soir, elle en est à 520 €. Dans la nuit du 1er avril, mars est clôturé : Léa touchera 537,10 €, les commandes payées le 31 au soir comprises.
Dans l'espace marque, les conseillères sont appelées vendeurs. « Vendeurs actifs » dans les filtres de cet écran a un sens particulier, expliqué plus bas.
Le calendrier d'un mois
Estimation du mois en cours pour toutes les conseillères. L'onglet Commissions et l'espace conseillère affichent la date et l'heure de la dernière estimation.
Vous vérifiez les estimations, ajoutez si besoin des lignes manuelles, ajustez le plan avant la fin du mois.
Clôture du mois écoulé, et selon votre configuration : statuts officiels, cotisations sociales (fin de trimestre), e-mail récapitulatif aux conseillères.
Contrôle de la clôture, génération des bulletins et du fichier SEPA, virements, notification aux conseillères.
2.1 Qui lance la clôture ?
Personne : elle est automatique. Il n'y a pas de bouton « Clôturer » dans l'espace marque. SellingAtHome active la clôture automatique pour votre marque et règle ce qu'elle enchaîne (voir ci-dessous). La clôture d'un mois a lieu une seule fois ; si votre marque est sur un fuseau horaire en retard sur l'heure de Paris, elle attend que le mois soit terminé chez vous.
L'espace marque ne permet ni de rouvrir ni de relancer une clôture. Si une erreur de plan a faussé un mois clôturé, contactez SellingAtHome ; sinon, corrigez par une ligne manuelle le mois suivant.
2.2 Ce que la clôture enchaîne
| Étape | Ce qui se passe |
|---|---|
| Statuts officiels (selon configuration) | Si votre marque utilise l'automatisation des statuts, les statuts officiels sont calculés avant les commissions, qui en tiennent compte. |
| Commissions | Une ligne par conseillère active (et par conseillère désactivée ayant fait du chiffre dans le mois), avec le détail de chaque règle, les primes de challenge et les lignes manuelles du mois. Une facture de commission est numérotée pour chacune. |
| Retenue de cotisations (selon réglage) | Si votre marque déduit les cotisations sociales, une ligne de retenue s'ajoute au bulletin : voir Cotisations sociales et précompte. |
| Cotisations du trimestre (mars, juin, septembre, décembre) | Les bulletins de précompte trimestriels sont calculés pour les conseillères concernées. |
| Récapitulatif mensuel (si activé) | Un e-mail de performances part à chaque conseillère active (voir 5.2). |
Les bulletins PDF, le fichier SEPA et la notification ne sont pas produits automatiquement : c'est vous qui les lancez depuis l'onglet Commissions.
L'onglet Commissions
C'est un onglet de l'écran des conseillères, à côté de Liste, Carte, Graph et Cotisations Sociales. Il apparaît avec le module de commissionnement.
3.1 La liste
- Mois et Année : le mois en cours affiche l'estimation ; un mois passé affiche la clôture. Un mois passé jamais clôturé reste vide.
- Filtrer : « Vendeurs actifs » (par défaut) ne garde que les conseillères dont le CA commissionnable HT du mois est positif ; « Tous les vendeurs » montre aussi les autres (commissions à 0, primes seules, frais…).
- Colonnes : numéro, nom, prénom, CA commissionnable TTC et HT, Commissions (total des lignes, retenues comprises). Selon vos options, s'ajoutent une colonne « Fidelité » (rémunération en points) ou « Marges effectuées ».
- L'icône i rappelle que les chiffres sont mis à jour la nuit, d'où de possibles écarts avec le tableau de bord.
- Le bouton œil ouvre le détail de la conseillère pour ce mois. La recherche porte sur le numéro, le nom et le prénom.
Le 1er du mois, la liste du mois qui commence est vide : la première estimation est calculée la nuit du 2.
3.2 Le détail d'une conseillère
- Une ligne par règle appliquée : Libellé commission (le nom de la règle), Base, Taux, Montant, puis le Montant total.
- Une icône permet d'afficher le détail du calcul d'une ligne : les commandes et avoirs qui composent la base.
- Mois clôturé : bouton Télécharger le bulletin (et Télécharger le relevé fidélité si une partie est versée en points).
- Mois en cours : un bandeau « Estimation pour le mois en cours (Réalisée le : … à …) » et le bouton Ajouter une nouvelle ligne de commission.
3.3 Les lignes manuelles
Pour un geste commercial, une régularisation ou une prime hors plan, ajoutez une ligne à la main, pendant le mois en cours :
- Onglet Commissions, mois en cours, œil de la conseillère.
- Ajouter une nouvelle ligne de commission : un libellé (200 caractères au plus), une base et un taux (100 % par défaut). L'aperçu affiche « base × taux = montant ».
- La ligne s'ajoute tout de suite à l'estimation. Elle reste modifiable et supprimable jusqu'à la clôture, qui la fige dans le bulletin.
Une commande de Camille, payée en février, a été annulée en mars : l'avoir réduit déjà la commission de mars de Léa. Mais vous aviez promis à Léa de ne pas la pénaliser : vous ajoutez en mars une ligne « Geste commercial avoir C116 », base 47, taux 22 % → 10,34 €. Pour une retenue, saisissez une base négative.
Il n'est pas possible d'ajouter une ligne sur un mois déjà clôturé. Une correction d'un mois passé se fait donc sur le mois en cours, avec un libellé explicite.
Verser les commissions
Les trois boutons du haut de l'onglet agissent sur le mois sélectionné dans les filtres : choisissez d'abord le mois clôturé.
4.1 Les bulletins
- Générer les bulletins pour ce mois (désactivé sur le mois en cours) demande une adresse e-mail, préremplie avec la vôtre. Un fichier ZIP contenant un bulletin PDF par conseillère clôturée, y compris à 0 €, est préparé en arrière-plan ; le lien de téléchargement arrive par e-mail. Comptez environ 2 secondes par conseillère.
- Le bulletin d'une seule conseillère se télécharge depuis son détail.
- Le bulletin reprend : logo et coordonnées de la marque, période, identité, statut juridique et adresse de la conseillère, le tableau Libellé · Base · Taux · Montant et le total. Un modèle personnalisé (numéro de facture, SIRET…) peut être mis en place.
Le bulletin est régénéré à chaque téléchargement : il reprend l'adresse et les coordonnées actuelles de la conseillère et de la marque, et la date du jour.
4.2 Le fichier SEPA
Générer un fichier SEPA pour ce mois produit un fichier de virements groupés (XML au format SEPA) à importer dans votre banque.
| Élément | Règle |
|---|---|
| Conseillères incluses | Celles qui ont une commission clôturée ce mois-ci, un IBAN renseigné sur leur fiche et un total strictement positif. |
| Montant | Le total des lignes en euros (les lignes versées en points de fidélité sont exclues). |
| Compte débité | L'IBAN et le BIC de votre marque, saisis dans Paramètres › Configuration générale › Informations bancaires. |
| Date d'exécution | La date du jour de la génération. |
- Vérifiez que l'IBAN de votre marque est renseigné : l'écran ne le contrôle pas, et un fichier sans IBAN sera refusé par la banque.
- Si l'IBAN saisi dans la configuration est invalide, les coordonnées bancaires sont effacées à l'enregistrement, sans message : rouvrez la page pour vérifier.
- Une conseillère sans IBAN n'apparaît pas dans le fichier : elle reste à payer autrement.
- En cas d'erreur, le bouton ne s'ouvre simplement pas : aucun message ne s'affiche.
4.3 Les exports comptables
Un bouton Générer les fichiers CEGID existe pour les marques qui ont fait développer un export vers ce logiciel de paie : il produit un fichier tableur des rémunérations du mois. Il n'est pas disponible par défaut. Pour vos propres extractions, utilisez Rapports › Export de données (voir Pilotage).
Prévenir les conseillères
5.1 La notification de clôture
Le bouton Envoyer une notification aux vendeurs (si les notifications sont activées pour votre marque) envoie une notification « clôture des commissions » du mois sélectionné à toutes les conseillères actives. Elle part immédiatement, sans aperçu.
Après l'envoi, l'écran affiche « Une erreur est survenue » alors que les notifications sont bien parties. Ne cliquez pas une seconde fois : vos conseillères recevraient la notification en double.
5.2 Le récapitulatif mensuel des performances
Cet écran (appelé aussi « suivi des e-mails de clôture des commissions ») règle l'e-mail envoyé à chaque conseillère active le jour de la clôture. Il présente ses indicateurs du mois écoulé, du mois précédent et l'écart.
- Choix des indicateurs : cochez ceux à faire figurer (CA, CA commissionnable, produits vendus, réunions, paniers moyens…), puis Enregistrer.
- Envoyer un email de test à un vendeur : choisissez une conseillère ; le test porte sur le mois en cours, jusqu'à aujourd'hui.
- À droite, l'aperçu du modèle et le bouton Voir le template d'email.
L'e-mail ne part que si son modèle est actif dans Paramètres › Templates email.
Cet écran ne liste pas les e-mails envoyés ; pour cela, voyez Rapports › Emails envoyés.
Commandes annulées après clôture
Un mois clôturé n'est jamais recalculé. Une commande annulée après la clôture est rattrapée le mois de l'avoir.
- Une commande compte le mois de son paiement ; un avoir compte le mois de sa création, en déduction du CA commissionnable.
- La déduction est automatique et silencieuse : aucune ligne « régularisation » n'apparaît, la base de la commission est simplement plus faible.
- Les paliers sont évalués sur le CA du mois après déduction : un gros avoir peut faire descendre la conseillère d'un palier.
- Si le total du mois devient négatif, il n'est pas reporté sur le mois suivant : le fichier SEPA ignore simplement les totaux négatifs ou nuls. À vous de décider d'une éventuelle retenue manuelle.
Léa a touché 22 % sur une commande de 500 € HT payée en février (110 €). Camille la retourne en mars : un avoir de 500 € HT est créé en mars. Février reste inchangé. En mars, Léa a vendu 1 800 € : son CA commissionnable est de 1 300 €, elle reste au palier de 18 % (≥ 500, < 1 500 dans le plan d'exemple) au lieu de 22 %.
Voir aussi Annuler une commande payée.
Ce que voit la conseillère
Dans son espace conseillère, menu Suivi d'activité › Commissions : un tableau mois par mois (CA commissionnable TTC et HT, commissions), l'estimation du mois en cours avec sa date, le détail par ligne et le téléchargement de ses bulletins. Les lignes de retenue de cotisations y apparaissent comme les autres.
Votre routine mensuelle
- Avant la fin du mois : contrôlez l'estimation de quelques conseillères, ajoutez les lignes manuelles, terminez les modifications du plan et des statuts.
- Le 1er ou le 2 : sélectionnez le mois écoulé dans l'onglet Commissions, filtre « Tous les vendeurs », et contrôlez les totaux (montants négatifs, oublis).
- Générez les bulletins et vérifiez-en un ou deux.
- Générez le fichier SEPA, importez-le dans votre banque, comparez le nombre de virements et le total avec la liste.
- Prévenez vos conseillères : notification de clôture, ou récapitulatif mensuel activé.
- En fin de trimestre : consultez les cotisations sociales.
Points d'attention
- Les boutons suivent le filtre Mois : le mois sélectionné est mémorisé par votre navigateur. Vérifiez-le avant de générer un SEPA ou d'envoyer une notification.
- « Vendeurs actifs » ≠ conseillères actives : le filtre garde celles qui ont un CA commissionnable positif. Une conseillère qui ne touche qu'une prime ou des frais n'y apparaît pas.
- Estimation et clôture peuvent différer : statut estimé contre statut officiel, commandes payées le dernier soir, avoirs de fin de mois.
- Les commissions négatives ne sont pas reportées : frais de licence supérieurs aux commissions, gros avoir… À traiter à la main si vous voulez les récupérer.
- Le récapitulatif mensuel ne part qu'aux conseillères actives, et seulement si son modèle d'e-mail est activé.
Questions fréquentes
Le mois dernier est vide dans l'onglet Commissions.
La clôture n'a pas eu lieu (ou pas encore, si nous sommes le 1er au matin). Vérifiez le filtre « Tous les vendeurs », puis contactez SellingAtHome : la clôture automatique n'est peut-être pas activée pour votre marque.
Je me suis trompée dans le plan, le mois est déjà clôturé.
Corrigez le plan pour les mois suivants, et ajoutez des lignes manuelles sur le mois en cours pour les conseillères lésées. Une réouverture de la clôture ne peut être faite que par SellingAtHome.
Une conseillère n'est pas dans le fichier SEPA.
Son IBAN n'est pas renseigné, ou son total du mois est nul ou négatif, ou une partie de sa rémunération est en points de fidélité.
Le bouton « Générer les bulletins » est grisé.
Vous êtes sur le mois en cours : les bulletins ne se génèrent que pour un mois clôturé.
Je n'ai pas reçu l'e-mail avec les bulletins.
La préparation prend environ 2 secondes par conseillère. Vérifiez l'adresse saisie et vos courriers indésirables.