Vue d'ensemble
Une commande payée attend d'être expédiée (voir le statut d'expédition). Pour la faire partir, votre marque suit l'un de ces trois chemins :
Vous expédiez vous-même
Vous changez le statut d'expédition dans l'espace marque, et vous ajoutez si besoin le lien de suivi du colis.
Vous générez l'étiquette
Si GLS ou DPD est activé, l'espace marque crée l'étiquette transporteur et passe la commande en « Commande expédiée ».
Votre logisticien s'en charge
Les commandes lui sont transmises, et il renvoie automatiquement les statuts et liens de suivi.
Seuls les gestes de base (statut d'expédition, bon d'expédition, lien de suivi) sont disponibles pour toutes les marques. Les étiquettes, les modes transporteur, les connexions aux logisticiens et l'écran Livraisons des commandes sont mis en place par SellingAtHome sur demande, souvent avec un contrat chez le transporteur.
L'espace marque parle de vendeur pour la conseillère et de client pour la cliente. Le mode « chez le vendeur » signifie une livraison chez la conseillère.
Les bons d'expédition
Chaque envoi, total ou partiel, est enregistré dans un bon d'expédition : une référence commençant par BL, la date, les quantités envoyées et, s'il y en a un, le lien de suivi.
2.1 Comment ils sont créés
Commandes › Commandes, cochez les commandes payées, puis Action pour la sélection. Le choix « Commande expédiée » crée un bon pour les quantités restant à envoyer.
En changeant le statut d'expédition, ou en validant une expédition partielle produit par produit (si l'option est ouverte pour votre marque).
Générer l'étiquette crée le bon et passe la commande en « Commande expédiée » (voir section 4).
Quand votre logisticien signale l'envoi, avec les produits et le lien de suivi.
Si votre marque a l'option correspondante, un Bordereau de livraison PDF est créé à chaque expédition. Le détail des bons de préparation et de livraison est dans Catalogue et logistique.
2.2 Où les retrouver
- Dans la fiche commande, bloc Livraison : une ligne par bon (date, référence) avec le bouton Suivre le colis s'il a un lien de suivi.
- Dans la liste des commandes, colonne Documents : le « Bordereau de livraison » de chaque expédition.
Le lien de suivi
Le lien de suivi est l'adresse de la page du transporteur où l'on suit le colis. Il n'y a pas de modèle de lien par transporteur à paramétrer : le lien est enregistré commande par commande, soit sur chaque bon d'expédition, soit sur la commande.
| Qui le renseigne | Comment |
|---|---|
| Votre logisticien | Automatiquement, avec l'envoi. |
| L'étiquette GLS | Le lien de suivi GLS est ajouté au bon d'expédition. L'étiquette DPD, elle, n'en ajoute pas. |
| Vous, dans la fiche commande | Boutons Ajouter le lien de suivi / Editer le lien de suivi. Le lien doit être une adresse complète (https://…), sinon le message « url invalide » s'affiche. |
Par défaut, la saisie du lien dans la fiche commande est verrouillée : on voit le bouton « Suivre le colis » mais pas les boutons d'ajout. Si vous souhaitez saisir vos liens vous-même, demandez à SellingAtHome de lever ce verrou.
Quand vous ajoutez ou modifiez un lien depuis la fiche commande, la cliente reçoit un email de suivi avec le lien, son adresse et le mode de livraison (le modèle de cet email se gère avec les autres : voir Communication et pilotage). La conseillère voit le bouton de suivi dans la commande, depuis son espace et l'application.
Vous expédiez le colis de Camille par La Poste. Dans sa commande, vous cliquez sur « Ajouter le lien de suivi » et collez l'adresse de suivi fournie par La Poste. Camille reçoit aussitôt l'email de suivi ; Léa, sa conseillère, voit « Suivre le colis » dans la commande.
Les étiquettes GLS et DPD
Avec un compte GLS ou DPD paramétré par SellingAtHome, l'espace marque crée l'étiquette d'expédition sans passer par le site du transporteur.
- Une commande : dans la fiche d'une commande payée et non expédiée, bouton Générer l'étiquette GLS (ou Générer l'étiquette DPD).
- Plusieurs commandes : dans la liste, cochez les commandes, puis Action pour la sélection › Générer l'étiquette GLS ou Générer l'étiquette DPD.
- La fenêtre « Génération étiquettes GLS » (ou DPD) regroupe les commandes par adresse de livraison : un colis par adresse. Indiquez le Poids de chaque colis. Si d'autres commandes non expédiées partent à la même adresse, un avertissement le signale et vous pouvez les Ajouter au colis.
- Cliquez sur Générer les étiquettes.
Pour chaque colis, SellingAtHome :
- crée l'étiquette PDF, disponible dans les documents de la commande ;
- crée le bon d'expédition et passe les commandes en Commande expédiée ;
- avec GLS, ajoute le lien de suivi.
Léa a regroupé trois commandes livrées chez elle (Camille, Inès et la sienne). Vous les cochez et lancez « Générer l'étiquette GLS » : la fenêtre propose un seul colis pour l'adresse de Léa. Vous saisissez 1,2 kg et générez : une étiquette, trois commandes expédiées.
Les commandes en point relais DPD, en Mondial Relay et en retrait sur place ne sont pas proposées à la génération d'étiquette. Générer une étiquette n'envoie pas l'email de suivi à la cliente.
Points relais et transporteurs
5.1 Les modes transporteur
Les modes transporteur s'ajoutent aux modes de livraison classiques (chez la conseillère, chez la cliente…). SellingAtHome les met en place avec vos identifiants transporteur ; vous les activez ensuite et fixez leurs frais dans les paramètres de livraison (voir Catalogue et logistique).
| Mode | Fonctionnement |
|---|---|
| Mondial Relay | La cliente ou la conseillère choisit un point relais sur une carte, au moment de la commande. |
| Point Relais DPD | Choix d'un point relais DPD. |
| Livraison en point relais GLS | Choix d'un point relais GLS. |
| DPD Predict | Livraison à domicile avec créneau annoncé par DPD. |
| Point relais Colissimo | Choix d'un point de retrait Colissimo. |
Le point relais choisi devient l'adresse de livraison de la commande.
Choisir un point relais ne crée pas l'étiquette : l'étiquette Mondial Relay, par exemple, est produite par votre logisticien ou votre outil d'expédition.
5.2 Retours produits : Colissimo et DPD
Avec la version la plus récente du module de retours, une étiquette de retour Colissimo ou DPD peut être générée pour que la conseillère renvoie les produits à votre entrepôt ; elle est jointe à l'email de retour. Voir Commandes et boutiques pour les retours produits.
5.3 Boxtal et autres services d'envoi
Des connexions existent avec des services d'envoi multi-transporteurs, dont Boxtal : les commandes payées y sont transmises automatiquement, et le coût de la livraison peut être calculé par Boxtal. Renseignez-vous auprès de SellingAtHome avant d'envisager cette solution.
Avec un logisticien
Si un logisticien prépare vos colis, SellingAtHome peut lui transmettre les commandes et recevoir en retour l'avancement.
Les commandes payées (ou les commandes de regroupement clôturées) sont envoyées au logisticien, automatiquement ou à intervalles réguliers.
Le logisticien signale la prise en charge : la commande passe « En préparation ».
Il signale l'envoi : « Commande expédiée » (ou partiellement), avec les produits envoyés et le lien de suivi. Un bon d'expédition est créé.
S'il transmet la livraison, la commande passe « Commande livrée » et donc « Terminée ».
Ces mises à jour passent par l'API de SellingAtHome ou par des connecteurs prêts à l'emploi pour certains logisticiens. Vous n'avez rien à faire dans l'espace marque : vérifiez simplement que la pastille « à expédier » du menu Commandes diminue au fil des envois. La liste des intégrations disponibles est dans Communication et pilotage.
Avec un logisticien, ne modifiez pas à la main les statuts d'expédition des commandes qu'il traite : vous risqueriez des doublons de bons d'expédition ou des statuts contradictoires.
L'écran Livraisons des commandes
Pour les marques dont le logisticien regroupe plusieurs commandes dans un même colis, cet écran liste les livraisons (colis) et les commandes qu'elles contiennent. Il est ouvert sur demande.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Référence livraison | Le numéro interne de la livraison. |
| Code livraison | Le code du colis (il commence par SHP-). |
| Commandes de regroupement | La commande de regroupement d'origine, le cas échéant. |
| Référence commande | Une ligne par commande contenue dans la livraison. |
| Crée le | La date de création de la livraison. |
| Vendeur | La conseillère de la commande. |
L'écran est en consultation seule : une recherche (« Rechercher une livraison… ») sur le code, la commande de regroupement, la commande ou la conseillère, sans filtre, tri ni action. Les livraisons sont créées par le logisticien ou, selon le réglage de votre marque, à la clôture des commandes de regroupement.
Léa clôture sa commande de regroupement, qui contient les commandes de Camille (livrée chez Léa) et d'Inès (en point relais). Deux livraisons sont créées : une pour l'envoi chez Léa, une pour le point relais d'Inès. L'écran affiche une ligne par commande, avec le code de sa livraison.
Points d'attention
- « Commande expédiée » ne termine pas la commande : seul « Commande livrée » la passe en « Terminée » (voir Comprendre les commandes).
- L'email de suivi part quand le lien est ajouté depuis la fiche commande, pas quand une étiquette GLS ou DPD est générée.
- Un lien de suivi doit être complet :
https://…, pas un simple numéro de colis. - Une étiquette par adresse : vérifiez le regroupement proposé et le poids avant de générer, l'étiquette est créée chez le transporteur.
- La pastille « à expédier » du menu Commandes ne baisse que si les expéditions sont enregistrées dans SellingAtHome, par vous ou par votre logisticien.
Questions fréquentes
Je ne vois pas les boutons pour ajouter un lien de suivi.
La saisie du lien est verrouillée pour votre marque (réglage par défaut). Demandez à SellingAtHome de la déverrouiller.
Je ne vois pas « Générer l'étiquette GLS ».
Les étiquettes GLS et DPD supposent un contrat avec le transporteur et un paramétrage par SellingAtHome. Voir Modules et options.
Le menu Commandes n'a pas de sous-menu « Livraisons des commandes ».
Cet écran est ouvert sur demande, pour les marques dont le logisticien regroupe les commandes en colis.
Une commande a été expédiée par le logisticien mais reste « Commande non expédiée ».
Le logisticien n'a pas encore transmis l'envoi, ou la transmission a échoué. Si votre marque a une synchronisation, son rapport (Rapports) indique les erreurs ; sinon, contactez SellingAtHome.
Ma cliente peut-elle choisir son point relais elle-même ?
Oui, si un mode point relais est actif : au moment de la commande, sur la boutique en ligne, ou avec la conseillère qui saisit la commande.