À quoi sert ce module
Votre marque peut renouveler régulièrement les kits de collection de ses conseillères : à chaque saison, la conseillère choisit les kits qu'elle souhaite recevoir. Le module organise ces réservations : ouverture d'une période de réservation, choix des kits par les conseillères, validation par la marque, puis création des commandes d'expédition.
Votre marque prépare sa collection de printemps. Du 1er au 20 janvier, vos conseillères réservent les kits de la collection. Léa réserve le kit « Bijoux » et le kit « Accessoires ». Fin janvier, vous clôturez les réservations ; à partir du 1er février, Léa transforme sa réservation en commande et choisit une date d'expédition. Les kits partent comme une commande ordinaire, sans paiement.
Le module est activé par SellingAtHome sur demande.
L'espace marque parle de vendeur pour la conseillère : colonne « Vendeur », case « Non visible à la réservation pour les vendeurs ».
Les notions
2.1 Période, réservation, module
La collection
Une saison qui revient chaque année (par exemple du 1er mars au 31 mai), avec la liste des kits qu'elle contient. L'écran parle de « périodicité » ou de « période ».
La campagne
Une fenêtre datée (début et fin, avec l'année) pendant laquelle les conseillères peuvent réserver les kits d'une période.
Le kit
Un produit de type kit variable, marqué « Réservable », que la conseillère réserve. Chaque module est réservé sous une formule.
2.2 Les formules
Chaque kit réservé l'est sous une formule. Les formules autorisées sont choisies produit par produit (voir 4.1). Elles portent ces libellés à l'écran :
| Libellé affiché | Nom dans le paramétrage | Qui peut la choisir |
|---|---|---|
| Collection Essentielle | Prêt | La conseillère ou la marque |
| Collection Signature | Gain | La conseillère ou la marque |
| Collection Evolution | Évolution | La conseillère ou la marque |
| Offert | Offert | La marque uniquement |
La formule détermine les conditions générales imprimées sur le bon de réservation (voir 4.4).
2.3 Les statuts d'une réservation
Une réservation créée par la marque est directement Validé.
Le cycle complet
Kits marqués « Réservable », formules autorisées, période créée avec ses kits.
Elle peut prévenir toutes ses conseillères par email.
Depuis le menu Formulaires › Réservations de leur espace. La pastille du menu de l'espace marque compte les réservations en attente.
Une à une, par sélection, ou toute la campagne d'un coup. Un bon de réservation PDF est créé pour chaque réservation.
Immédiatement, ou à la « Date d'ouverture automatique des commandes » choisie dans la campagne.
Par la conseillère ou par la marque : une commande à 0 € par kit réservé, avec une date d'expédition souhaitée.
Configurer les collections
L'onglet, présent seulement si le module est actif, contient trois blocs : « Paramètres des périodes », « Paramètres des réservations » et « Configuration des CGV des réservations ».
4.1 Préparer les produits
Dans la fiche produit (voir Catalogue et logistique) :
- cochez Réservable sur chaque kit à proposer, et sur chacun de ses composants : seuls les composants réservables sont proposés au moment de passer la commande ;
- pour un produit de type kit variable, le bloc Gestion du module propose trois interrupteurs, « Collection Essentielle », « Collection Signature » et « Collection Evolution » : les formules sous lesquelles le kit peut être réservé. Ils sont tous activés à la création du kit.
Seuls les kits variables sont retenus dans une période. Le sélecteur de produits propose tous les produits réservables, mais un produit simple ajouté à une période est ignoré à l'enregistrement, sans message.
4.2 Les périodes
Le bouton Ajouter une période ouvre la fenêtre « Paramètres de la périodicité » :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Nom de la périodicité | Le nom de la saison, dans chaque langue de votre marque (par exemple « Printemps »). |
| Date de début / Date de fin | Un jour et un mois, sans année : la période revient chaque année. |
| Contient + Ajouter un module | Les kits de la saison, choisis parmi les produits réservables. |
| Période précedente | Facultatif. Rattache cette période à une période principale, pour organiser une saison intermédiaire (voir 6.2). |
La liste des périodes affiche un interrupteur d'activation, le nom, les dates, et les boutons de modification et de suppression.
Supprimer une période supprime aussi toutes ses campagnes de réservation.
4.3 Les réservations (campagnes)
Le bouton Ajouter une réservation ouvre la fenêtre « Paramètres de la réservation » :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Nom de la périodicité | La période concernée (obligatoire). |
| Date de début / Date de fin | Date et heure : la fenêtre pendant laquelle les conseillères peuvent réserver. |
| Non visible à la réservation pour les vendeurs | Cochée, la campagne n'apparaît pas aux conseillères : seule la marque crée les réservations. Cochée par défaut. |
| Date d'ouverture automatique des commandes | Facultative. Avant cette date, une réservation validée ne peut pas encore être transformée en commande par la conseillère. À cette date, chaque conseillère dont la réservation est validée reçoit un email l'invitant à passer sa commande. |
Dans la liste, chaque campagne a un interrupteur d'activation et un bouton Envoyer un email pour prévenir les vendeurs, qui envoie l'email d'ouverture des réservations à toutes vos conseillères actives (la campagne doit être active). Une campagne dont la date de début est passée ne peut plus être supprimée.
4.4 Les CGV des réservations
Le bloc « Configuration des CGV des réservations » contient trois éditeurs de texte, un par formule (« Collection Essentielle », « Collection Signature », « Collection Evolution »), dans chaque langue. Ces conditions sont imprimées à la fin du bon de réservation, uniquement pour les formules présentes dans la réservation.
L'enregistrement des CGV doit être autorisé pour votre marque par SellingAtHome. Sans cette autorisation, le bloc s'affiche mais Enregistrer ne garde rien, sans message d'erreur.
Ce que fait la conseillère
Dans son espace, menu Formulaires › Réservations. Une pastille signale les campagnes ouvertes et ses réservations validées.
- Périodes disponibles à la réservation : les campagnes actives, visibles, dans leurs dates, qu'elle n'a pas encore réservées, avec le bouton Réserver maintenant.
- Réserver se fait en deux étapes : « Vos informations » (nom, email, adresse de livraison, préremplis) puis « Choix des modules » (elle coche les kits et, pour chacun, la formule). Pas de quantité : un exemplaire par kit. Pas de paiement.
- Mes réservations : elle peut modifier une réservation « En attente » ; une fois « Validé », elle peut Voir le bon de réservation et Passer la commande (dès l'ouverture des commandes) ; une fois « Terminé », Voir la commande affiche les commandes associées.
Le 3 janvier, Chloé réserve le kit « Bijoux » en « Collection Signature ». Sa réservation est « En attente ». Le 25 janvier, vous clôturez la campagne : elle passe « Validé ». Le 1er février, date d'ouverture des commandes, Chloé reçoit un email, clique sur « Passer la commande », choisit une expédition le 10 février et les déclinaisons du kit. Sa réservation passe « Terminé ».
Traiter les réservations
La pastille du menu indique le nombre de réservations En attente, à valider.
6.1 La liste
Colonnes : Vendeur, Adresse, Date de réservation, Collection, Statut. Un filtre par statut et une recherche (« Rechercher une réservation ») sont disponibles. Les actions dépendent du statut :
| Statut | Actions |
|---|---|
| En attente | Valider la réservation, modifier, supprimer. Case à cocher pour « Clôturer les réservations sélectionnées ». |
| Validé | Transformer en commande, Voir le bon de réservation, modifier, supprimer. |
| Terminé | Voir la commande : la fenêtre « Commandes associées » liste les commandes créées, avec un lien vers chaque commande et son PDF. |
6.2 Créer une réservation pour une conseillère
Le bouton Créer une réservation demande d'abord le « type de saison » :
Pour une conseillère : vous la recherchez par son nom, choisissez la campagne, vérifiez ses informations, puis cochez les kits et leur formule (la formule « Offert » est disponible ici). Un kit déjà réservé par cette conseillère est refusé.
Pour plusieurs conseillères à la fois, sur une période rattachée à une période précédente. Vous filtrez par kit de la « Collection principale » et par « Spécialité » (formule) : la liste propose les conseillères qui avaient ce kit, avec un bouton Tout sélectionner.
Les réservations créées par la marque sont directement Validé ; si les commandes sont déjà ouvertes, la conseillère reçoit l'email l'invitant à commander.
6.3 Valider et clôturer
Clôturer une campagne valide toutes ses réservations en attente et la désactive : les conseillères ne peuvent plus réserver. Le bon de réservation PDF récapitule la conseillère, ses kits et leur formule, puis les CGV des formules concernées.
Valider une réservation ou une sélection envoie l'email d'invitation à commander si les commandes sont ouvertes. Clôturer toute une campagne n'envoie aucun email : comptez sur la date d'ouverture automatique des commandes, ou prévenez vos conseillères.
6.4 Transformer en commande
Depuis une réservation « Validé », Transformer en commande demande :
- la Date d'expédition souhaitée, entre aujourd'hui et 45 jours plus tard ;
- les composants et déclinaisons de chaque kit (parmi les composants réservables) ;
- la confirmation, avec Valider la commande.
La conseillère peut faire la même chose depuis son espace. La réservation passe alors Terminé.
Les commandes de réservation
Chaque kit réservé donne une commande de type Réservation de collection (voir les types de commande).
| Élément | Valeur |
|---|---|
| Cliente | Le compte client de la conseillère elle-même. |
| Référence | Commence par CR-. |
| Montant et paiement | 0 €, enregistrée directement comme payée : elle part dans le circuit d'expédition (« à expédier ») comme les autres commandes. |
| Adresse de livraison | Celle saisie dans la réservation. |
| Date d'expédition souhaitée | Celle choisie à la transformation. |
| Documents | Un bon de commande spécifique, et un lien vers le bon de réservation. |
Dans la liste des commandes, le filtre Type de commande propose « Réservation de collection ».
Léa a réservé deux kits. Sa réservation transformée crée deux commandes de type Réservation de collection, à 0 €, livrées à l'adresse indiquée dans la réservation. Elles apparaissent dans la pastille « à expédier » jusqu'à leur expédition.
Points d'attention
- « Non visible à la réservation pour les vendeurs » est coché par défaut : décochez-le si vos conseillères doivent réserver elles-mêmes.
- L'email « prévenir les vendeurs » part à toutes les conseillères actives, même si la campagne n'est pas visible pour elles.
- Clôturer ≠ terminer : une réservation clôturée est « Validé » ; elle n'est « Terminé » qu'une fois transformée en commande.
- 45 jours maximum entre aujourd'hui et la date d'expédition souhaitée.
- Un kit, une commande : une réservation de trois kits crée trois commandes à expédier.
- Pas de stock chez la conseillère : la commande de réservation n'alimente pas le stock de la conseillère.
Questions fréquentes
Je ne vois pas l'onglet Paramètres des collections : pourquoi ?
Le module n'est pas activé pour votre marque. Il s'active sur demande auprès de SellingAtHome ; voir Modules et options.
Mes conseillères ne voient aucune période disponible.
Vérifiez que la campagne est active, que la date du jour est entre ses dates de début et de fin, et que « Non visible à la réservation pour les vendeurs » est décoché. Une conseillère qui a déjà réservé sur cette campagne ne la voit plus dans les périodes disponibles.
Une conseillère ne peut pas passer sa commande.
Sa réservation doit être « Validé », et la date d'ouverture automatique des commandes doit être passée.
Les commandes de réservation comptent-elles dans le chiffre d'affaires ?
Elles sont à 0 € : elles n'ajoutent rien au chiffre d'affaires, mais elles comptent parmi les commandes à expédier.
Puis-je réserver un kit pour une conseillère qui a oublié de le faire ?
Oui, avec Créer une réservation › Saison principale. La réservation est créée directement validée.