Comprendre les commandes

Une commande, c'est une cliente, une conseillère à qui la vente est attribuée, une liste de produits et, le cas échéant, une réunion. Elle a un type, qui dit d'où elle vient, et trois statuts, qui disent où elle en est.

Le type dit comment la commande est née. Il conditionne les frais de livraison, les moyens de paiement proposés, les réductions applicables et la façon dont la commande est comptée dans les statistiques.

2.1 Les quatre types principaux

2.2 Les autres types

Les types proposés à la création d'une commande, et dans les filtres, dépendent des options activées pour votre marque.

C'est la notion la plus importante de cette page : une commande porte trois statuts indépendants. Une commande peut être à la fois « En préparation » (gestion), « Payée » (paiement) et « Commande expédiée partiellement » (expédition).

3.1 Le statut de gestion

3.2 Le statut de paiement

Il passe de En attente de paiement à Payée quand le paiement est enregistré : paiement en ligne réussi, ou paiement déclaré par la conseillère (chèque, espèces…). Si votre marque valide elle-même les encaissements, la commande passe ensuite à Encaissée (voir la validation de l'encaissement).

3.3 Le statut d'expédition

Dès le paiement, la commande passe à Commande non expédiée : elle est « à expédier ». Elle avance ensuite selon les mises à jour faites par la marque (actions groupées, fiche commande) ou envoyées automatiquement par votre logisticien.

3.4 Le badge de la liste

Dans la liste des commandes, chaque référence porte un badge de couleur. Ce badge affiche le dernier événement survenu sur la commande, tous statuts confondus : « En cours », « Pas encore expédiée », « Expédié », « Livrée », « Terminée », « Annulée »…

Voici le parcours d'une commande de réunion. Une vente directe suit le même chemin, sans réunion.

4.1 Quand une commande devient-elle « Terminée » ?

Une commande payée et non annulée passe automatiquement en Terminée dans ces cas :

• elle passe en Commande livrée, par la marque ou par le logisticien ;
• elle passe en Expédition non requise ;
• c'est un retrait sur place : elle est considérée comme livrée dès qu'elle est remise ;
• elle ne contient que des produits virtuels (formation, service…) : elle est terminée dès son paiement.

4.2 La validation de l'encaissement

Par défaut, un paiement enregistré est considéré comme acquis. Votre marque peut préférer valider elle-même les encaissements (chèques, virements reçus) : c'est une option activée par SellingAtHome. Dans ce cas :

• le filtre Paiement non validé liste les paiements à vérifier ;
• l'action groupée Valider l'encaissement les confirme, et la commande passe à « Encaissée » ;
• une coche apparaît à côté de la date de paiement des commandes validées ;
• une commande dont le paiement n'est pas validé ne peut pas être annulée ;
• le tableau de bord affiche une tuile C.A global.

La règle d'or : avant paiement, on supprime ; après paiement, on annule.

Depuis l'espace marque, une commande non payée peut être modifiée, sauf exceptions : commande de mini-boutique ou de boutique de marque, commande partiellement payée, dossier de financement en cours. Le crayon de modification disparaît aussi dans la liste dès que la commande est signée.

5.1 Supprimer une commande non payée

Une commande peut être supprimée tant qu'elle n'est ni payée, ni partiellement payée, ni en cours de paiement. La suppression :

• retire les bons d'achat, réductions et points de fidélité utilisés, qui redeviennent disponibles ;
• remet les produits en stock, si votre marque a activé cette option ;
• fait disparaître la commande des listes et des statistiques.

5.2 Les suppressions automatiques

Deux réglages de votre marque suppriment automatiquement les commandes jamais payées :

5.3 Annuler une commande payée

L'annulation, totale ou partielle, crée un avoir. Elle :

• restitue les bons d'achat utilisés dans la commande ;
• remet les produits en stock si vous cochez l'option au moment d'annuler (et si votre marque l'autorise) ;
• réduit le chiffre d'affaires du mois de l'avoir, et le chiffre d'affaires commissionnable de la conseillère ;
• selon une option de votre marque, retire les points de fidélité liés à la commande.

• Les commandes sont regroupées : une réunion (« date – Réunion de l'hôtesse (code) »), ou un type (« Vente directe », « Boutique »…), avec un sous-total d'articles et de montant.
• Un triangle rouge devant une commande signale qu'elle est payée et reste à expédier.
• La recherche porte sur la référence, la cliente, la conseillère et le code ou le nom de la réunion.
• La colonne Documents donne accès au bon de commande, aux avoirs et aux bordereaux d'expédition.
• Le bouton Nouvelle commande permet à la marque de créer une commande pour une cliente.

6.1 Les filtres

Les filtres se combinent : dates de création et de paiement, statut, expédition, moyen de paiement, type de commande, mode de livraison, paiement non validé. Ils sont mémorisés par votre navigateur.

Attention

Le filtre Statut ne propose pas « Terminée ». Son choix « Payée » signifie « payée et non annulée », quel que soit l'avancement, et son choix « En cours » ne garde que les commandes non payées.

6.2 Les actions groupées

Cochez des commandes, puis ouvrez Action pour la sélection :

Les moyens de paiement proposés dépendent de votre paramétrage et du type de commande. Parmi eux :

• Carte bancaire ;
• Chèque (à la marque ou à la conseillère) ;
• Espèces ;
• Virement ;
• cadeau, avantage, prélèvement, financement, et d'autres selon les options de votre marque.

« Cadeau » correspond aux commandes cadeaux (rien à payer) et « Avantage » aux commandes réglées par un avantage (bon d'achat, points…).

• Trois statuts, pas un seul : pour savoir si une commande est payée, regardez la date de paiement ; pour savoir si elle est partie, regardez l'expédition.
• La pastille du menu Commandes compte toutes les commandes payées pas encore expédiées, sans limite de date. Si vos expéditions ne sont pas mises à jour dans SellingAtHome, elle ne fait que grandir.
• « Terminée » suppose « Livrée » : une commande expédiée reste « Expédié » tant que la livraison n'est pas confirmée.
• Supprimer ou annuler : une commande payée ne se supprime pas, elle s'annule. Le remboursement dépend de votre prestataire de paiement (voir Annulations, avoirs et documents).
• Les suppressions automatiques remettent les produits en stock seulement si votre marque l'a choisi.