Les commandes de regroupement

Une commande de regroupement est un panier de commandes. La conseillère y range plusieurs commandes de ses clientes (ventes en réunion, ventes directes), puis la clôture : elle choisit une livraison commune et règle l'ensemble à la marque. La cliente de la commande de regroupement, c'est la conseillère elle-même.

Chaque commande garde son existence propre : sa cliente, ses produits, son paiement, ses documents. Le regroupement ajoute un second niveau, qui porte la livraison et le règlement de la conseillère.

Le module est activé par l'équipe SellingAtHome. Selon votre organisation, vous pouvez y faire passer presque toutes les commandes des conseillères ou l'utiliser ponctuellement.

Le sous-menu n'apparaît que si le module est actif pour votre marque. Trois autres endroits en parlent :

• la fiche d'une commande (Commandes › Commandes) : un sélecteur « Commandes de regroupement » rattache ou détache la commande ;
• la liste des commandes : une colonne « Commandes de regroupement » indique à quel regroupement appartient chaque commande (voir l'écran Commandes) ;
• les paramètres des commandes : frais fixes et cadeaux automatiques propres aux regroupements, bons de préparation « Par commande de regroupement ».

Un regroupement passe par trois statuts : Créée (vide), En cours (il contient des commandes), Clôturé.

3.1 Une seule commande de regroupement ouverte à la fois

Par défaut, une conseillère ne peut avoir qu'un seul regroupement non clôturé. Tant qu'il est ouvert, le bouton de création est grisé. Cela évite que les commandes s'éparpillent dans plusieurs regroupements oubliés. Une option lève cette limite.

3.2 Ajouter et retirer des commandes

• Qui ? La conseillère, depuis sa commande ou son regroupement. La marque, depuis la fiche de la commande : le sélecteur « Commandes de regroupement » propose les regroupements ouverts de la même conseillère.
• Quelles commandes ? Les ventes en réunion et ventes directes de la conseillère. Les commandes de mini-boutique et de boutique de marque ne sont pas proposées au rattachement tant qu'elles ne sont pas payées.
• Au rattachement, les produits qui ne remplissent plus leurs conditions de vente dans ce contexte sont retirés de la commande et remis en stock.
• Retirer une commande payée n'est possible qu'avec une option spécifique.

4.1 Trois circuits de paiement

Le regroupement permet de faire cohabiter trois circuits :

Les moyens de paiement proposés pour une commande dans un regroupement, et pour le regroupement lui-même, sont paramétrés par l'équipe SellingAtHome. Une option va plus loin : une commande de réunion ou de vente directe ne peut pas être payée tant qu'elle n'est pas rangée dans un regroupement.

4.2 Combien la conseillère règle-t-elle ?

Quand il ne reste rien à payer, le regroupement est réglé par un moyen interne (« Avantage »).

4.3 La validation du paiement par la marque

Dans la fiche du regroupement, le bloc Moyen de paiement liste les règlements enregistrés. Pour un règlement à confirmer (chèque, espèces, virement), le bouton Valider le marque comme encaissé. Pour un chèque, un bouton permet aussi de corriger son numéro.

Le regroupement est livré en un seul envoi, selon le mode choisi par la conseillère avant la clôture : chez elle, à une adresse qu'elle saisit, ou en point relais.

• Modes proposés : les modes de livraison actifs de votre marque, sauf ceux que vous avez rendus indisponibles pour le type « Commande de regroupement ». La livraison chez la cliente et chez l'hôtesse ne sont jamais proposées pour un regroupement.
• Pour les commandes rangées dans un regroupement, vous pouvez aussi restreindre les modes avec les types « Vente en réunion dans comm. de regroupement » et « Vente direct dans une comm. de regroupement ». Exemple : interdire la livraison chez la cliente quand la commande voyage avec le colis de la conseillère.
• Frais : le tarif du mode choisi, ou 0 si une condition de gratuité est remplie par le regroupement (par exemple un montant minimum) ; si plusieurs conditions tarifaires sont remplies, la moins chère s'applique.

C'est la conseillère qui clôture, en choisissant le moyen de paiement de son règlement. Il n'y a pas de bouton « Clôturer » dans l'espace marque.

La clôture est possible si :

• le regroupement contient au moins une commande ;
• toutes ses commandes sont payées (sinon, il faut payer ou retirer celles qui ne le sont pas) ;
• le regroupement n'est pas déjà payé ;
• les règles propres à votre marque sont respectées, s'il y en a (montant minimum, déclaration de marge…).

À la clôture :

• le regroupement reçoit sa référence définitive MASTER-aammjj-N (la référence provisoire reste affichée entre parenthèses) ;
• les cadeaux automatiques de regroupement sont calculés ;
• le règlement est enregistré ; pour un paiement par carte, la clôture n'est effective qu'au retour du paiement accepté ;
• le statut passe à Clôturé et l'expédition à Pas encore expédiée ;
• la facture du regroupement est générée s'il est payé.

Une fois le regroupement clôturé, le bloc Expédition de sa fiche propose une liste de statuts : Commande non expédiée, expédiée, livrée… Le statut choisi est recopié sur toutes les commandes du regroupement.

• Dans l'autre sens, quand toutes les commandes du regroupement sont expédiées (ou sans expédition requise), le regroupement passe automatiquement à « Expédiée ».
• Les autres mises à jour (logisticien, bons de préparation, fiche d'une commande) ne concernent que la commande touchée : elles ne se propagent pas aux autres commandes du regroupement.

Pour préparer les colis, les bons de préparation peuvent être regroupés Par commande de regroupement (option des paramètres des commandes).

8.1 Les frais fixes du regroupement

Dans Paramètres des commandes, le bloc Frais fixes master order ajoute un montant à chaque regroupement : frais de gestion, de préparation… Chaque frais a un nom (par langue), un montant TTC ou HT et des conditions :

• sur le type des commandes du regroupement, sur la présence d'une commande cadeau ou d'une commande web, ou sur la devise de la conseillère ;
• avec un quantificateur « Pour toutes les commandes actives » ou « Pour au moins une commande active » ;
• une condition peut être excluante (« Exclut le frais ») : elle l'emporte sur les autres. Sans condition, le frais est « Toujours appliqué ».

La TVA appliquée est celle des frais de port. Toute modification met à jour les regroupements non clôturés.

8.2 Les cadeaux automatiques de regroupement

Le bloc Ajout automatique dans une commande de regroupement (bouton « Voir le détail ») offre un produit à la conseillère quand son regroupement remplit des conditions :

• Toutes les conditions d'une règle doivent être remplies. Une règle sans condition donne le cadeau à chaque clôture.
• Le calcul a lieu à la clôture seulement. Le cadeau devient une commande « Cadeau » au nom de la conseillère, payée, livrée gratuitement avec le regroupement, et le document est envoyé à la conseillère par e-mail.
• Il faut que la conseillère ait un compte client, que le produit soit en stock (ou commandable hors stock), et qu'une option de votre marque autorise ces cadeaux.

Ne pas confondre avec les cadeaux automatiques des commandes, qui s'ajoutent à la commande d'une cliente.

9.1 La liste

• Référence : la référence provisoire et un badge de statut tant que le regroupement est ouvert ; la référence définitive ensuite.
• Vendeur, Nombre de commandes, Nombre de produits, Date de création, Date de paiement, Total TTC.
• Le bouton œil ouvre un regroupement clôturé, le crayon un regroupement ouvert. Une corbeille apparaît sur un regroupement ouvert et vide.
• Le panneau Colonnes, à droite, masque ou affiche des colonnes. D'autres colonnes peuvent être ajoutées par SellingAtHome (numéro de livraison, champs propres à votre marque).
• La recherche porte sur la référence et le nom de la conseillère. Le bouton Filtrer ouvre une fenêtre : intervalle de dates de création, statut (Créée, En cours, Clôturé), expédition et paiement (Réglée, Non réglée).

9.2 La fiche

Deux onglets :

9.3 Les documents PDF

• Bon de commande (une fois clôturé) : pour chaque commande, sa référence, sa cliente, ses produits, puis les sous-totaux HT, la TVA, la livraison et le total TTC. Votre marque peut avoir un modèle personnalisé. Son affichage dépend d'une option de votre marque.
• Facture : générée à la clôture d'un regroupement payé, affichée si votre marque l'a choisi.

Chaque commande garde aussi ses propres documents (menu « Voir les documents » de la liste).

Léa, conseillère, regroupe ses ventes de la semaine. Votre marque range automatiquement les commandes dans le regroupement, applique la marge vendeur (la conseillère reverse 75 % du TTC) et facture 6,90 € la livraison chez la conseillère.

La plupart de ces réglages sont faits par l'équipe SellingAtHome, à votre demande.

Les réglages accessibles à la marque elle-même sont dans Paramètres des commandes : frais fixes master order, cadeaux automatiques de regroupement, bons de préparation par regroupement.

Dans son espace, un menu « Commandes de regroupement » liste ses regroupements, avec le bouton « Nouvelle commande de regroupement ». Sa fiche de regroupement lui permet de retirer une commande non payée, de choisir le mode et l'adresse de livraison, de voir le détail des frais et de la marge, puis de clôturer en choisissant son moyen de paiement. Si la clôture est impossible, un message lui indique pourquoi (commande non payée, montant minimum non atteint…). Après la clôture, elle retrouve la facture et le bon de commande.

• Deux niveaux de paiement : chaque commande doit être payée, puis le regroupement. Un regroupement « Réglée » ne dit rien de plus sur les commandes qu'il contient.
• Un regroupement oublié bloque : tant qu'il n'est pas clôturé, la conseillère ne peut pas en ouvrir un autre. Un regroupement vide peut être supprimé (corbeille de la liste).
• Le statut d'expédition se propage du regroupement vers ses commandes, pas l'inverse (sauf le passage automatique à « Expédiée » quand tout est parti).
• La marque ne clôture pas : si une conseillère tarde, c'est à elle d'agir (ou à l'équipe SellingAtHome, si la clôture automatique est en place).
• Les modes de livraison des regroupements se règlent dans les paramètres des livraisons, avec les types « Commande de regroupement » et « … dans comm. de regroupement ».