Qu'est-ce qu'une réunion ?
Une réunion, c'est une conseillère qui présente vos produits chez une hôtesse, devant des invitées. Toutes les commandes passées à cette occasion sont rattachées à la réunion : c'est ce qui permet de calculer son chiffre d'affaires et de récompenser l'hôtesse.
Léa, conseillère, organise une réunion chez Jade le samedi 10 octobre. Quatre amies de Jade viennent. Léa saisit cinq commandes (dont celle de Jade), pour 520 € HT. Selon les règles de fidélité de la marque, Jade gagne un bon d'achat calculé sur ce montant. Deux invitées prennent date pour organiser leur propre réunion.
Chaque réunion a un code unique (par exemple 5F33D6C5E7), visible dans l'espace marque : il permet de retrouver la réunion et ses commandes. Dans les listes, la réunion porte le nom de son hôtesse.
Dans l'espace marque, l'hôtesse est appelée hôte et les participantes participants ou invités. Votre marque peut aussi parler d'atelier.
Les acteurs
Elle crée la réunion, y ajoute les participantes, saisit les commandes, puis la clôture.
Elle reçoit la réunion chez elle (ou en visio). Elle est récompensée selon le résultat.
Les clientes présentes ou rattachées à la réunion, qui y passent commande.
Une participante qui prend date pour sa propre réunion.
2.1 L'hôtesse
- Elle est obligatoire : la conseillère la choisit à la création, et la réunion prend son nom.
- Elle peut être changée tant qu'aucune commande de la réunion n'est payée.
- À la clôture, elle reçoit le rôle client Hôte, utile pour vos règles de fidélité, vos réductions ou vos segments.
- Une conseillère peut être hôtesse de sa propre réunion avec son compte client, sauf si votre marque l'interdit.
2.2 Participantes et invitées
Les participantes sont les clientes rattachées à la réunion. La conseillère peut indiquer qui était présente.
Si votre marque utilise le mini-site de réunion, l'hôtesse peut aussi inviter ses amies en ligne : elles s'inscrivent, confirment leur venue et peuvent commander à distance. Ces invitées du mini-site sont suivies à part.
2.3 La réunion prise dans une réunion
Quand une invitée prend date pendant une réunion, la conseillère crée sa réunion à partir de la réunion d'origine. Les deux restent liées : c'est un excellent indicateur du « rebond » de vos réunions, et il peut rapporter des avantages à l'hôtesse d'origine selon vos règles de fidélité.
- Dans l'espace marque, la colonne Réunions redatées de la liste donne le nombre de réunions prises dans chaque réunion.
- Une icône de calendrier à côté de la date signale une réunion prise dans une autre réunion.
- Le tableau de bord compte les réunions prises dans une réunion sur la période.
Les trois statuts
| Statut | Signification |
|---|---|
| En préparation | La réunion est à venir, ou passée depuis moins longtemps que le délai de clôture. |
| Terminée | La réunion est clôturée, par la conseillère ou automatiquement. |
| Annulée | La réunion n'a pas eu lieu, ou n'a donné lieu à aucune commande (selon votre réglage). |
Le statut se recalcule à chaque modification de la réunion : une réunion saisie après coup, dont la date est déjà dépassée de plus que le délai de clôture, est créée directement « Terminée ». À l'inverse, une réunion terminée dont on repousse la date dans le futur redevient « En préparation » (sauf si votre marque bloque le changement de date après la clôture).
Le cycle de vie
Date, adresse, hôtesse, et éventuellement thème. Statut En préparation. Le mini-site peut être créé et envoyé à l'hôtesse.
La conseillère ajoute les participantes ; avec le mini-site, l'hôtesse invite ses amies en ligne.
La conseillère saisit les commandes, que les clientes peuvent payer sur place. Les invitées qui prennent date ont leur propre réunion, liée à celle-ci. Chaque commande payée fait avancer les gains de l'hôtesse.
Les dernières commandes sont payées, les retardataires commandent. La réunion reste ouverte pendant le délai de clôture.
Par la conseillère, ou automatiquement après le délai. Statut Terminée : les gains sont figés, les verrous de votre marque s'appliquent.
Une réunion peut être saisie après sa date : la conseillère crée la réunion après coup pour y rattacher les commandes. Elles peuvent alors naître directement « Terminée » si la date est déjà loin.
La clôture
La clôture marque la fin de la réunion : plus de nouvelles commandes, des gains figés pour l'hôtesse. Elle peut être faite par la conseillère, ou automatiquement.
5.1 Clôture par la conseillère
Depuis sa réunion, la conseillère clique sur Clôturer la réunion. C'est possible à tout moment, même avant la date, à condition que toutes les commandes soient payées (les commandes cadeaux ne comptent pas). S'il reste un panier non payé, elle doit d'abord le faire payer ou le supprimer.
5.2 Clôture automatique
Une réunion encore ouverte est clôturée automatiquement une fois passé le délai de clôture après sa date. Ce délai se règle en heures dans les paramètres de votre marque, avec un minimum de 48 heures : une valeur plus petite est ramenée à 48.
Délai de 96 heures. La réunion de Jade a lieu le samedi 10 octobre à 14 h. Elle reste ouverte jusqu'au mercredi 14 octobre à 14 h, puis elle est clôturée lors du traitement automatique suivant (une fois par jour, la nuit).
5.3 Ce qui se passe à la clôture
- La réunion passe en Terminée.
- L'hôtesse reçoit le rôle client Hôte.
- Si votre marque l'a choisi, les commandes non payées sont supprimées. Les produits sont remis en stock ou non selon un autre réglage : un bandeau vous l'indique dans les paramètres.
- Si votre marque l'a choisi et qu'il ne reste aucune commande, la réunion passe en Annulée.
- Si l'hôtesse a dépensé par avance des points qu'elle pensait gagner et qu'elle ne les a pas obtenus, son solde est rééquilibré.
5.4 Après la clôture : les verrous
Une fois la réunion terminée, votre marque choisit ce que la conseillère ne peut plus modifier. Pour chaque action ci-dessous, une case cochée bloque l'action après la clôture.
| Action bloquée après la clôture | Par défaut |
|---|---|
| Changement d'hôte | Bloquée |
| Changement de date | Bloquée |
| Changement d'adresse | Bloquée |
| Ajout ou suppression de commande | Autorisée |
| Ajout ou suppression de participant | Autorisée |
| Modification de la présence des participants | Autorisée |
| Prise de nouvelle réunion | Autorisée |
| Ajout ou suppression de liste de souhaits | Autorisée |
Bloquer l'ajout de commandes après la clôture garantit que les gains de l'hôtesse ne bougent plus. Le laisser ouvert permet de rattacher une commande oubliée. À vous de choisir selon vos règles de fidélité.
Annulation et réouverture
Possible seulement si la date de la réunion n'est pas passée et qu'elle n'a aucune commande. Une réunion annulée est figée : plus de participantes, plus de commandes, aucun gain pour l'hôtesse.
À la clôture, si votre marque a activé l'option et que la réunion n'a aucune commande.
Réouverture : sur option, l'espace marque affiche un cadenas dans la liste des réunions pour rouvrir une réunion terminée ou annulée. Elle repasse « En préparation ».
Si le délai de clôture de cette réunion est déjà dépassé, elle sera de nouveau clôturée au prochain traitement automatique. La réouverture sert à une correction rapide (rattacher une commande, corriger une participante), pas à prolonger une réunion.
Le chiffre d'affaires et les gains de l'hôtesse
Le chiffre d'affaires d'une réunion additionne ses commandes payées et non annulées. Une commande non payée ne compte jamais, même si elle est rattachée à la réunion.
Les gains de l'hôtesse ne sont pas calculés à la clôture : ils avancent au fil des paiements, selon vos règles de fidélité (chiffre d'affaires de la réunion, nombre de participantes, réunions prises dans la réunion…). La clôture les fige.
Votre règle offre à l'hôtesse 10 % du CA de sa réunion en bon d'achat. Pendant la réunion de Jade, trois commandes sont payées (360 €) : Jade voit déjà 36 € de gains. Le lendemain, deux retardataires paient leur commande (160 €) : ses gains passent à 52 €. À la clôture, ils sont définitivement acquis.
Tout le détail des règles et des récompenses est dans le guide de la fidélité.
Les réglages de votre marque
| Réglage | Effet | Par défaut |
|---|---|---|
| Délai de clôture (en heures) | Durée pendant laquelle une réunion reste ouverte après sa date. Minimum 48 heures. | 48 h |
| Lors de la clôture des réunions, annuler celles qui n'ont pas de commandes | Les réunions sans aucune commande passent en « Annulée » au lieu de « Terminée ». | Non |
| Supprimer les commandes non payées | À la clôture, les paniers non payés de la réunion sont supprimés. | Non |
| Le compte client d'un vendeur peut être ajouté dans une réunion où il est vendeur | La conseillère peut être participante, ou hôtesse, de sa propre réunion. | Oui |
| Mode de création des mini-sites | Désactivé, créé et envoyé par la conseillère, ou créé et envoyé automatiquement à l'hôtesse. | Désactivé |
| Actions bloquées lorsque la réunion est terminée | Voir les verrous. | — |
| Thèmes des réunions Module optionnel | Proposer, ou imposer, un thème à chaque réunion (atelier, présentation…), avec des documents associés. | Non |
D'autres réglages (réouverture des réunions, livraison groupée à l'hôtesse, frais de participation…) sont disponibles sur demande et activés par SellingAtHome.
Suivre les réunions
- Hôte de la réunion : le nom de la réunion.
- Date : une icône de calendrier signale une réunion prise dans une autre réunion ; une caméra, une réunion en visio.
- Chiffre d'affaires : HT, avec le TTC entre parenthèses, commandes payées uniquement.
- Participants : un clic ouvre la liste, avec la présence de chacune. Un badge orange « Pas d'hôte défini » signale une réunion sans hôtesse.
- Commandes : un clic ouvre la liste des commandes de la réunion.
- Filtrer : par dates, statut, réunions virtuelles uniquement.
Le bouton œil ouvre les indicateurs de la réunion : chiffre d'affaires TTC et HT, panier moyen, nombre d'articles par commande, taux de conversion (part des participantes qui ont commandé), réductions et points de fidélité utilisés, commandes cadeaux, et durée de visio s'il y a lieu.
Le bouton i affiche les coordonnées de l'hôtesse et l'adresse de la réunion.
Le menu Réunions › Calendrier affiche une carte de chaleur : le nombre de réunions par jour, année par année, annulées comprises.
Points d'attention
- Pas de clôture avec un panier non payé : la conseillère doit faire payer ou supprimer les commandes en attente.
- Le délai de clôture est en heures, avec un minimum de 48 heures.
- Supprimer les commandes non payées à la clôture peut supprimer une commande qu'une cliente comptait payer plus tard : choisissez un délai de clôture adapté à vos habitudes de paiement.
- Une réouverture n'est pas durable si le délai de clôture est dépassé.
- Le CA d'une réunion ne compte que les commandes payées : tant qu'une commande n'est pas payée, elle ne fait pas progresser les gains de l'hôtesse.
Questions fréquentes
La conseillère ne parvient pas à clôturer sa réunion.
Il reste au moins une commande non payée. Elle doit la faire payer ou la supprimer. Sinon, la réunion sera clôturée automatiquement après le délai de clôture.
Une réunion est passée en « Annulée » alors qu'elle a eu lieu.
Elle n'avait aucune commande au moment de la clôture, et votre marque a activé l'annulation automatique des réunions sans commande. Si des commandes non payées ont été supprimées à la clôture, la réunion s'est retrouvée vide.
Pourquoi une réunion créée aujourd'hui est-elle déjà « Terminée » ?
Sa date est antérieure à aujourd'hui de plus que le délai de clôture : elle a été saisie après coup, et son statut a été calculé directement.
Peut-on changer l'hôtesse d'une réunion ?
Oui, tant qu'aucune commande de la réunion n'est payée. Après la clôture, c'est en plus soumis au verrou « Changement d'hôte » de votre marque.
L'hôtesse n'a pas eu ses gains.
Vérifiez que les commandes sont bien payées (le CA de réunion ne compte que les commandes payées), que la réunion n'est pas annulée, et que vos règles de fidélité s'appliquent à cette réunion. Le guide de la fidélité détaille les causes possibles.