À quoi sert ce module
Le module de comptabilité évite de ressaisir dans votre logiciel comptable les ventes faites dans SellingAtHome. Vous associez une fois pour toutes vos comptes comptables (ventes, clients, TVA…) aux montants de SellingAtHome ; chaque mois, vous téléchargez un fichier d'écritures à importer chez votre expert-comptable ou dans votre logiciel.
Activer
SellingAtHome choisit, pour votre marque, le format de votre logiciel comptable.
Paramétrer
Vous créez vos comptes et les associez aux ventes, clients, frais de livraison, TVA…
Exporter
Vous choisissez une période et téléchargez le fichier.
Importer
Le fichier est importé dans votre logiciel comptable, hors de SellingAtHome.
Deux formats seulement existent : Expert M Plus et Auriège. Si votre logiciel n'est pas l'un de ces deux-là, parlez-en à SellingAtHome avant d'envisager ce module.
Activation et prérequis
Le module s'active sur demande à SellingAtHome : votre interlocuteur indique dans la fiche de votre marque quel logiciel comptable vous utilisez. Il n'y a rien à cocher de votre côté.
Une fois le module actif, trois choses apparaissent dans l'espace marque :
- le menu Paramètres › Comptabilité, pour vos comptes ;
- le menu Rapports › Exports comptables, pour télécharger les fichiers ;
- des champs « compte comptable » supplémentaires dans les taxes et dans la fiche produit.
Préparez avec votre expert-comptable la liste des comptes à utiliser (numéros et libellés) et vérifiez avec lui le format attendu par son logiciel. SellingAtHome ne fait que produire le fichier : l'import et le contrôle des écritures restent chez vous.
Paramétrer les comptes
L'écran a deux blocs : en haut, la liste de vos comptes (votre plan de comptes) ; en bas, le choix du compte à utiliser pour chaque type de montant.
3.1 Le plan de comptes
Cliquez sur Ajouter un compte comptable. La fenêtre « Créer un nouveau compte comptable » demande deux informations, puis Enregistrer :
| Champ | Ce qu'il faut saisir |
|---|---|
| Nom | Le libellé du compte, pour le reconnaître dans les listes (par exemple « Ventes de marchandises »). |
| Code | Le numéro du compte tel qu'il existe dans votre logiciel comptable (par exemple « 707000 »). C'est ce code qui est écrit dans les fichiers exportés. |
Chaque compte de la liste a un bouton Supprimer. Les comptes créés ici sont ceux proposés dans tous les menus déroulants du module.
Supprimer un compte ne vérifie pas s'il est encore utilisé (comptes par défaut, taxes, produits). Remplacez-le d'abord partout où il est choisi.
3.2 Les comptes par défaut
Le second bloc associe un compte à chaque type de montant. Choisissez un compte dans chaque liste, puis Enregistrer.
Schéma de l'écran avec des comptes d'exemple : les numéros sont à définir avec votre expert-comptable.
| Liste | Utilisée dans l'export… |
|---|---|
| Compte comptable d’achats | Achats : la charge correspondant aux commissions des conseillères. Il figure aussi dans la fiche de chaque conseillère de l'export Fournisseurs. |
| Compte comptable de ventes | Ventes et Avoirs : le montant hors taxes des produits, sauf pour les produits qui ont leur propre compte (voir 3.3). Il figure aussi dans la fiche de chaque cliente de l'export Clients. |
| Compte comptable clients | Ventes et Avoirs : le montant TTC dû par la cliente. |
| Compte comptable fournisseurs | Achats : le montant dû à la conseillère pour ses commissions. |
| Compte comptable points de fidélités | Ventes et Avoirs : la part de la commande réglée avec des points de fidélité. |
| Compte comptable frais de livraisons | Ventes : les frais de livraison hors taxes, après remise sur la livraison. |
Choisir la ligne vide retire le compte : la ligne correspondante sera alors exportée sans numéro de compte.
3.3 Comptes de TVA et comptes par produit
Paramètres › Taxes
Chaque taxe affiche deux listes supplémentaires : Compte comptable taxe collectée (utilisé pour la TVA des ventes) et Compte comptable taxe déduite (utilisé pour la TVA des avoirs).
Fiche produit
Un champ Compte comptable permet d'imputer les ventes d'un produit sur un compte particulier (par exemple les formations ou les kits). Sans choix, le compte de ventes par défaut s'applique.
Votre marque veut suivre à part le chiffre d'affaires des kits de démarrage. Vous créez le compte « Ventes de kits (707100) » et le choisissez dans la fiche du produit Kit. Dans l'export des ventes, la commande de kit de Léa sera imputée sur 707100, et la commande de bijoux de Camille sur le compte de ventes par défaut.
Les exports comptables
L'écran liste les exports disponibles pour le format de votre marque. Le bouton d'export de chaque ligne ouvre, si besoin, un formulaire de période, puis télécharge immédiatement le fichier.
4.1 Format Expert M Plus
Cinq exports, chacun au format XML.
| Export | Période | Contenu |
|---|---|---|
| Clients Export de la liste des clients | Aucune (tout l'historique) | Une fiche par cliente ayant au moins une commande payée : numéro client, nom, adresse, langue, statut TVA (particulier ou société, numéro de TVA), compte de ventes. |
| Fournisseurs Export de la liste des fournisseurs | Aucune | Une fiche par conseillère active : mêmes informations, plus son numéro d'identification, et le compte d'achats. Les conseillères sont traitées comme des fournisseurs, puisque la marque leur achète leurs prestations (commissions). |
| Ventes Export de la liste des ventes | Date de début et de fin (par défaut : le mois précédent) | Une écriture par commande dont le paiement a été validé dans la période, avec le numéro de facture, la date de paiement et la référence de commande. |
| Achats Export de la liste des achats | Mois et année | Une écriture par conseillère active ayant une commission sur le mois (autofacturation) : compte fournisseurs contre compte d'achats, avec la TVA si la conseillère a un numéro de TVA. |
| Avoirs Export de la liste des avoirs | Date de début et de fin | Une écriture par avoir créé dans la période, à l'inverse de la vente : produits annulés, TVA sur le compte de taxe déduite, points de fidélité, cliente. |
Si votre marque permet de payer une commande avec les commissions, ces commandes sont exportées dans les ventes à la date où ce mode de paiement a été choisi, sans remise.
4.2 Format Auriège
Un seul export, Commissions (« Export de la liste des commissions »), qui produit un fichier texte à positions fixes (AUTOF220.PRN) : une ligne par conseillère active dont les commissions du mois sont positives. Le formulaire demande le mois, l'année et trois informations :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Racine numéro facture | Préfixe des numéros de facture, suivi d'un compteur. |
| Date échéance paiement | Obligatoire dans le formulaire. |
| Libellé commissions | Obligatoire dans le formulaire. |
Ce format reprend des références propres à un paramétrage particulier (champs personnalisés des conseillères). Sa mise en place se fait avec SellingAtHome.
Exemple d'écriture de vente
Camille commande un collier à 47 € TTC chez Léa, avec 5,90 € TTC de frais de livraison. TVA à 20 %. Elle paie par carte le 12 mars. Dans l'export des ventes de mars, la commande donne cette écriture :
| Compte | Ce que représente la ligne | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411000 Clients | Ce que Camille a payé, TTC | 52,90 € | |
| 707000 Ventes | Le collier, hors taxes | 39,17 € | |
| 708500 Ports facturés | La livraison, hors taxes | 4,92 € | |
| 445710 TVA collectée | TVA du collier (7,83 €) et de la livraison (0,98 €) | 8,81 € | |
| Total | 52,90 € | 52,90 € | |
Si Camille avait réglé 5 € avec ses points de fidélité, une ligne de 5 € serait passée au débit du compte de points de fidélité, et le compte client ne porterait plus que 47,90 €.
Les numéros de comptes sont des exemples. Le fichier contient les codes que vous avez saisis.
Points d'attention
- Contrôlez le premier import avec votre expert-comptable : vérifiez l'équilibre des écritures, en particulier pour les commandes à plusieurs taux de TVA, avec des frais fixes ou avec des remises.
- Un compte non choisi donne des lignes sans numéro de compte, que votre logiciel refusera ou mettra en attente.
- Les ventes sont datées du paiement, pas de la commande : une commande créée fin février et payée le 2 mars est dans l'export de mars.
- Les achats ne concernent que les conseillères actives : les commissions d'une conseillère désactivée depuis n'apparaissent pas.
- Les exports Clients et Fournisseurs reprennent tout l'historique à chaque fois : c'est votre logiciel qui met à jour les fiches existantes.
- Les fichiers sont générés à la demande : sur une très longue période, le téléchargement peut prendre du temps. Préférez un export par mois.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le menu Comptabilité : est-ce normal ?
Oui, si votre marque n'a pas de logiciel comptable choisi par SellingAtHome. Le module est activé sur demande ; voir Modules et options.
Mon logiciel est Sage, Cegid, EBP ou Quadra : puis-je utiliser ce module ?
Pas directement : seuls les formats Expert M Plus et Auriège existent. Les exports de données de la rubrique Rapports peuvent servir de point de départ, à retraiter avec votre expert-comptable. Voir Communication et pilotage.
Les factures sont-elles exportées en PDF ?
Non. L'export contient les écritures (montants, comptes, numéro de facture), pas les documents. Les factures PDF restent disponibles depuis les commandes ; voir Commandes et boutiques.
Puis-je avoir un journal différent pour les ventes et les avoirs ?
Non : les codes de journal sont fixés par le format (ventes et avoirs dans le même journal, achats dans un autre). Ils ne se paramètrent pas dans l'espace marque.