De quoi parle-t-on ?
Le recrutement dématérialisé, c'est l'ensemble du parcours qui transforme une candidate en conseillère : elle remplit un formulaire en ligne, envoie ses justificatifs, signe son contrat électroniquement, puis reçoit son compte et, si votre marque le prévoit, commande son kit de démarrage.
Manon a découvert votre marque lors d'une réunion animée par Léa. Le soir même, elle remplit le formulaire de candidature et choisit Léa comme recruteuse. Elle dépose sa carte d'identité et son attestation de sécurité sociale. Votre équipe les valide, Manon signe son contrat sur son téléphone, votre responsable signe à son tour : Manon devient conseillère, rattachée à Léa, et reçoit le lien pour commander son kit.
Le menu Recrutements apparaît si le module est activé pour votre marque Module optionnel. Il donne accès à la liste des candidatures (voir Traiter une candidature) et à l'onglet Configuration (voir Paramétrer le recrutement).
Dans l'espace marque, la conseillère est appelée vendeur ou VDI (le bouton de création du compte s'appelle « Créer un VDI »), et la recruteuse parrain (« Nom du parrain »). La candidate est appelée candidat.
Cette page décrit la version actuelle des candidatures. L'ancienne version, qui affiche un menu « Candidatures VDI », n'est pas décrite ici.
Les acteurs
Elle remplit le formulaire, dépose ses documents, signe son contrat, puis commande son kit. Elle ne se connecte à rien avant d'être conseillère : tout passe par des liens reçus par email.
Une conseillère active de votre marque, choisie par la candidate dans le formulaire. Elle devient sa « marraine » dans le réseau.
Vos administrateurs contrôlent les documents, déclenchent la signature, et créent le compte. Une personne désignée signe les contrats au nom de la marque.
Facultative : selon vos réglages, l'animatrice est la recruteuse elle-même, ou une autre conseillère choisie par la candidate.
Le signataire de la marque (une personne de votre équipe, éventuellement différente par pays) reçoit les notifications de nouvelles candidatures et signe les contrats. Il est déclaré par SellingAtHome lors de la mise en place du recrutement.
Le parcours, étape par étape
Voici le parcours complet : signature électronique obligatoire, documents demandés, kit de démarrage. Les variantes sont décrites plus bas.
La candidate remplit le formulaire de votre marque (identité, adresse, numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires…). Elle peut indiquer sa recruteuse en la cherchant par son nom ou son code. Statut En attente (ou A valider si les documents sont demandés dans le formulaire).
Si les documents ne sont pas déjà dans le formulaire, votre équipe lance la demande : bouton Recruter dans la liste, ou Envoyer au candidat depuis la fiche (le statut passe alors à Candidature validée). La candidate reçoit un email avec un lien vers la page de dépôt de ses documents.
Chaque document reçu est validé ou refusé avec un motif. Un refus renvoie un email à la candidate, qui dépose une nouvelle version. Statut En correction tant qu'un document est à refaire.
Quand tous les documents obligatoires sont validés, la candidate est prévenue que son contrat va arriver, et le bouton Signature du contrat apparaît. Votre équipe l'envoie : le contrat est préparé avec les informations de la candidature. Statut Contrat 1/2.
La candidate signe en ligne (un code de vérification lui est envoyé sur son mobile, d'où l'importance d'un numéro au format international). Statut Contrat 2/2.
Votre signataire signe le contrat. Statut Contrat signé.
Automatiquement, ou par un clic sur Créer un VDI. Le compte reprend les informations de la candidature, la recruteuse et l'animatrice, le statut et les rôles prévus pour les nouvelles conseillères. Il est créé verrouillé. Statut Terminée.
La nouvelle conseillère paie son kit en ligne. Selon vos réglages, son accès est alors déverrouillé automatiquement, ou c'est à votre équipe de le faire depuis sa fiche. Elle peut ensuite activer son compte et se connecter à son espace.
Les statuts d'une candidature
Le statut est affiché dans la liste des candidatures et en haut de chaque fiche. Il évolue tout seul au fil des actions.
| Statut affiché | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| En attente | La candidature vient d'arriver, votre marque ne l'a pas encore traitée. |
| A valider | Des documents sont arrivés et attendent votre contrôle (ou la candidature contient déjà ses documents). |
| Candidature validée | Votre marque a lancé le recrutement : les demandes de documents ont été envoyées. |
| En correction | Au moins un document a été refusé et attend une nouvelle version. |
| En attente caution | Tout est validé sauf le chèque de caution, si votre marque en demande un. |
| Contrat 1/2 | Le contrat est parti en signature, la candidate n'a pas encore signé. |
| Contrat 2/2 | La candidate a signé, votre marque doit signer. |
| Contrat signé | Les deux parties ont signé, le compte peut être créé. |
| Terminée | Le compte conseillère est créé. |
| Candidature refusée / Non retenue | Votre marque a mis fin au recrutement ; un email avec votre message a été envoyé à la candidate. |
D'autres statuts existent mais ne sont pas utilisés par le parcours décrit ici (« Traitée », « En cours »).
Ce qui change selon vos réglages
5.1 Documents dans le formulaire ou après
Avec l'option Regrouper le formulaire et les demandes à télécharger, la candidate dépose ses documents directement dans le formulaire de candidature. L'étape 2 disparaît : votre équipe passe directement au contrôle. Sans cette option, c'est vous qui décidez, candidature par candidature, de lancer la demande de documents : pratique pour faire un premier tri ou un entretien.
5.2 Validation et création automatiques
- Validation automatique des demandes : les documents déposés sont validés sans contrôle, et le contrat part en signature dès que tout est déposé.
- Création automatique du vendeur : le compte conseillère est créé dès la signature de la marque, sans clic sur « Créer un VDI ».
5.3 Avec ou sans kit de démarrage
Avec le kit de démarrage, la nouvelle conseillère reçoit un lien pour le commander, et l'email de fin de recrutement de sa recruteuse attend le paiement du kit. Sans kit, la recruteuse est prévenue dès la création du compte.
Les emails envoyés
| Moment | Destinataire | Contenu |
|---|---|---|
| Candidature envoyée | Candidate | Confirmation de sa candidature. |
| Candidature envoyée | Signataire de la marque | Notification d'une nouvelle candidature, avec un lien vers l'espace marque. |
| Clic sur « Recruter » | Candidate | Lien vers la page de dépôt des documents. |
| Document refusé | Candidate | Le document à refaire et votre motif. |
| Documents tous validés | Candidate | Son contrat va lui être envoyé. |
| Contrat envoyé | Candidate puis signataire | Les liens de signature électronique. |
| Compte créé | Candidate | Son contrat signé en pièce jointe (et les documents que vous avez choisi de lui renvoyer), puis le lien d'achat du kit. |
| Compte créé | Signataire de la marque | Confirmation de la fin du recrutement. |
| Compte créé (sans kit) ou kit payé | Recruteuse | Annonce du recrutement de sa nouvelle filleule. |
| Refus de la candidature | Candidate | Votre message de refus. |
Les textes de ces emails se modifient dans les modèles d'emails de votre marque (univers Communication et pilotage).
Ce que voit la recruteuse
Dans son espace conseillère, la recruteuse dispose d'une liste Recrutements qui reprend les candidatures qu'elle a parrainées, ainsi que celles de son équipe, avec leur statut. Elle peut ainsi relancer une filleule qui n'a pas encore signé.
La candidate ne peut choisir qu'une recruteuse active de votre marque, en tapant son nom, son prénom ou son code. Si elle n'en connaît pas, elle le dit, et votre équipe peut en attribuer une depuis la fiche de la candidature.
Points d'attention
- Le contrat est figé à l'envoi : corriger une information après l'envoi en signature ne modifie pas le contrat. Il faut le recréer (bouton « Recréer le contrat »).
- Mobile au format international (+33…) : sans lui, la signature électronique échoue.
- Une adresse email déjà utilisée par une conseillère (ou le même numéro de sécurité sociale) empêche la création du compte : un bandeau orange vous prévient sur la fiche.
- Le compte est créé verrouillé : si le déverrouillage automatique au paiement du kit n'est pas activé pour votre marque, pensez à déverrouiller l'accès depuis la fiche de la conseillère (onglet Sécurité).
Questions fréquentes
Où trouver le lien du formulaire de candidature à diffuser ?
Dans Formulaires › Recrutements › Configuration, onglet Configuration générale, champ « URL du formulaire de candidature ». Vos conseillères peuvent le partager, et vous pouvez le placer sur votre site.
Une candidate est bloquée en « Contrat 1/2 ».
Elle n'a pas signé. Depuis sa fiche, « Envoyer le contrat par mail » lui renvoie le lien. Si une erreur est signalée (icône rouge), corrigez ses informations puis utilisez « Recréer le contrat ».
La nouvelle conseillère n'arrive pas à se connecter.
Son accès est probablement encore verrouillé : ouvrez sa fiche dans Vendeurs, onglet Sécurité, et cliquez pour déverrouiller l'accès.
Peut-on recruter sans signature électronique ?
C'est un réglage activé par SellingAtHome sur demande : les étapes de signature disparaissent et le compte peut être créé sans contrat signé électroniquement. Contactez SellingAtHome pour en mesurer les conséquences sur votre parcours.